8 способов сберечь время

Тренинговая компания "ТРИУМФ"
(тренинги, бизнес-игры, онлайн обучение)

8 способов сберечь время

Человеку не под силу изменить число часов в сутках. Но он может использовать данное ему время продуктивнее, снижая стресс и затрачивая меньше физических и ментальных сил. Безусловно, Вы слышали об этом раньше, и, будем честными, все Ваши попытки начать управлять временем были очередной его тратой впустую. Большинство людей не могут настроиться и поднять, наконец, свою производительность за счет двух благ современности: техники и технологий. Напасти наших дней, как-то: смартфоны, iPad, поисковики и социальные сети, распыляют внимание и загромождают ум бесполезными фактами, формируя поверхностное мышление. В то же время, все доступные сейчас способы связи, наподобие электронной почты, личных сообщений, Skype и чатов Gmail, позволяют наращивать эффективность. Опять же, у нас нет необходимости отказываться от техники и технологий, чтобы вернуть себе контроль над ситуацией. Даниэль Маркович, блоггер Harvard Bussiness Review, пишущий о тайм-менеджменте, считает: «Мы должны совершенно четко разграничить свои представления». «Вы должны сказать себе: вот телефонный номер Бэта. Я воспользуюсь им в критической ситуации. В противном же случае, позвольте мне остаться наедине с собой и заняться своими обязанностями».

Что ж, перед Вами – восемь способов управления временем.

Доводить до конца простейшие задания

Всякий раз доводите простейшие дела до конца, примите это за правило – никогда не распыляться на несколько элементарных задач. «Рассудку под силу удерживать только 7 фактов разом», - утверждает психолог Carnegie Mellon Дэвид Крессвел. «Если Вы переключаетесь на другие дела, то эти факты будут забыты, и Вы вынуждены будете вновь усваивать их. Это подлинная трата времени». Примечание: не занимайтесь двумя простыми вещами одновременно.

Берите перерыв, выполняя сложные задачи

Сложные задачи, как формирование бюджета, например, отличаются от простых тем, что Вы можете завершить их быстрее и качественнее, если разложите на слагаемые. Крессвел встречал людей, которые быстрее справляются с непростой работой, если они возьмут двухминутный перерыв для размышления над чем-то принципиально иным, например, на решение кроссворда в перерыве между заполнением налоговой декларации. «Ваш мозг бессознательно обрабатывает информацию во время отвлекающих дел. Это помогает ему работать лучше», - говорит он. «Даже двухминутный перерыв на чтение почты будет полезен». Но, обратите внимание, что здесь он не пропагандирует мультизадачность. Всегда тщательно узнавайте границы задачи, прежде чем отвлечься от основной работы на пару минут. Более того, выбирайте что-то радикально отличное от Вашей основной деятельности. «Чем больше различие, тем лучше», - утверждает он.

Формируйте силу воли

Сила воли – ключ к росту производительности. Она подобна мускулам: чем старательнее мы их тренируем, тем крепче они становятся. Психолог государственного университета Флориды Рой Баумайстер заметил, что люди, выполняющие простейшие упражнения для укрепления силы воли, вроде тренировки второстепенной руки в открывании дверей и чистке зубов, делают успехи в усилении фокуса внимания при сложных задачах. «Во время выполнения повседневных привычных дел, Вас ведет некая предустановленная сила. Если Вам удастся заставить человека выполнять комплекс по тренировке воли в таком же режиме, это позволит ему преуспеть в распределении времени и усовершенствовать волю для выполнения более трудных задач». Оттачивайте свою волю, выходя из привычной зоны комфорта, вроде поездки по проторенному маршруту на работу, или же отказываясь от привычных перекусов на неделю. Крепость воли имеет свойство истощаться, когда к ней прибегают чересчур часто: вот почему судьи и хирурги, вынужденные дни напролет принимать судьбоносные решения, вследствие ее истощения часто склоняются к обобщенным или типическим вердиктам. Избегайте принятия принципиальных решений после серии нелегких задач. Баумайстер считает, что если это возможно, то отвечать на непростые вопросы следует в зените силы воли, например – утром. Это время Вы можете вычислить, исходя из Вашего опыта. Вы скорее забудете сделать зарядку утром или в полдень? Вы способны выполнить больше в начале рабочего дня или под его занавес?

Развивайте дисциплину поиска (Google discipline)

Паразитизм на собранных воедино данных сделал нас рассеянными мыслителями. Сколько раз Вам приходилось искать ответ в сети, пробираясь через чащобу ссылок, переключаясь с профилей в Facebook и LinkedIn на электронную почту? Исследования показывают, что люди зачастую посещают огромное множество сайтов, вместо одного или двух, которые действительно стоит просмотреть. Вы должны сузить поле поиска только тем, что действительно требует Ваш проект. В идеале, стоит отключиться от всех гаджетов, электронной почты и телефона, когда Вы его окончательно правите.

Пользуйтесь календарем, а не списком дел

Списки дел по существу не эффективны, потому что они изъяты из контекста. Исследования показывают, что наиболее трудные дела люди оставляют незаконченными до конца дня. Вместо этого Маркович предлагает определять промежутки времени для каждой конкретной задачи. «Я советую людям дружить с календарем», - говорит он. «Каким другим образом мы можем узнать, сколько времени нам отведено? Ваши решения о предельном количестве времени для того или иного дела должны быть пристрастными». Установка четких границ дает возможность выработать структуру и создать микро-дедлайны для окончания работ. Оставьте несколько пустых мест для неизбежных срывов и перебоев, а также дополнительные промежутки для задач, которые могут отнять больше времени, чем предполагается.

Привлекайте, а не отталкивайте

Большинству из нас досаждают письма, звонки и запросы, которые в конкретный момент времени неактуальны. «Люди забрасывают нас новостями, когда они появляются, а не когда они действительно нужны», - утверждает Маркович. В качестве решения он предлагает обращаться к информации только тогда, когда она будет востребована. Это будет полезнее, чем безвольно впитывать ее все время. Как привлекать ее, а не отталкивать? Если проект сложен, и над ним трудилось множество людей, обсудите это, вместо переписки по электронной почте. Не отвечайте бесконечно на письма, выделите конкретное время для работы с ними, например, одна большая партия раз в три часа. Создайте шаблон, говорящий о том, что Вы не способны отвечать на все подряд, и, если случилось что-то срочное, то лучше позвонить. Тот же самый сценарий работает и на примере встреч. «Вы должны четко разграничивать свои ожидания», - говорит Маркович. «Вам нужно замедлить обрушивающуюся лавину информации».

Ограничьте число принимаемых решений

В то время как ограничить число решений на работе – выше Ваших сил, Вы можете сократить их число дома. Например, президент Обама носит только серые или синие костюмы, чтобы отсеять лишние возможности выбирать. Он также прибегает к своеобразной модели решений, состоящей из трех вариантов: «согласие», «несогласие» и «требующее обсуждения». «Избыток выбора парализует действия», - считает Шина Айенгар, профессор бизнеса в Колумбийском университете. «Вы приходите в офис, и неисчислимое множество людей моментально обращаются к Вам: по телефону, в переписке. Спросите у себя: от кого исходить инициатива? От меня или извне? Если извне, то полдня пройдет до момента, когда Вас осенит вопрос: «Одну секунду, и над чем же я в итоге должен работать?» Создавайте шаблоны, которые будут четко показывать, к чему нужно приступать в первую очередь.

Готовьтесь накануне вечером

Помимо того, что Вы должны высыпаться, время перед отходом ко сну идеально для того, чтобы привести мысли в порядок и определиться с задачами назавтра, и не только потому, что это сокращает число дел на следующий день. Сканограммы мозга спящих людей показывают, что нейроны активны и работают над решением задач, даже когда мы не бодрствуем. Таким образом, краткое обозрение повестки на грядущий день позволяет заложить в сознание правильные шаблоны. «Всех нас посещал тот момент озарения в душе на следующее утро», - пишет Крессвел. «И все потому, что мы позволили своему сознанию бесконтрольно обрабатывать заранее заложенные факты». Но не работайте со слишком трудными или проблемными проектами перед сном. Из-за этого беспокойство или стресс могут нарушить сон. И избегайте контакта с экранами перед засыпанием: исследования показывают, что голубой свет может быть причиной прерывистого сна.

Дата: 18.01.2016

Перевод статьи Кэвина Грэя из Huffington Post от 25 мая 2014 подготовила Академия бизнес-практики «Триумф»